Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Restaurant (Verantwortlicher) und der datadice GmbH, Mauer 2, 96450 Coburg (Auftragsverarbeiterin). Sie ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Restaurants.

§ 1 Gegenstand und Dauer

Die Auftragsverarbeiterin verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen, um den Verkauf, die Zustellung, die Verwaltung und die Einlösung von Gutscheinen technisch abzuwickeln. Die Vereinbarung gilt für die Dauer des Plattformvertrags und darüber hinaus, solange Daten des Verantwortlichen verarbeitet werden.

§ 2 Art der Daten und Betroffene

Betroffen sind Käufer und Beschenkte von Gutscheinen. Verarbeitet werden:

• Name und E-Mail-Adresse des Käufers, optional Name und E-Mail-Adresse des Beschenkten und eine Grußnachricht
• bei Zustellung per Post: Name und Postanschrift des Empfängers
• Gutscheindaten: Code, Betrag, Restguthaben, Gültigkeit, Kauf- und Einlösezeitpunkte
• Zahlungsstatus und Zahlungskennung (keine Kartendaten — diese verarbeitet allein der Zahlungsdienstleister)
• kurzzeitig die IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr

§ 3 Weisungen

Die Auftragsverarbeiterin verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Als Weisung gelten diese Vereinbarung, die Bedienung der Plattform durch den Verantwortlichen sowie Anweisungen in Textform. Hält die Auftragsverarbeiterin eine Weisung für rechtswidrig, weist sie den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin.

§ 4 Pflichten der Auftragsverarbeiterin

• Sie verpflichtet alle Personen, die Zugang zu den Daten haben, zur Vertraulichkeit.
• Sie trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Anlage 1.
• Sie unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen; die Plattform bietet dazu ein Werkzeug für Auskunft und Löschung.
• Sie meldet eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis.
• Sie unterstützt den Verantwortlichen bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und stellt die zum Nachweis nötigen Informationen bereit.

§ 5 Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt folgende Unterauftragsverarbeiter:

• Google Cloud EMEA Ltd. — Hosting und Datenbank, Rechenzentrum Frankfurt am Main
• Resend, Inc. — Versand der Gutschein-E-Mails, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln
• die beauftragte Druckerei — nur, wenn ein Gutschein per Post zugestellt wird

Über neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter informiert die Auftragsverarbeiterin mindestens vier Wochen vorher. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen; kommt keine Einigung zustande, kann er den Plattformvertrag kündigen.

§ 6 Kontrollen

Die Auftragsverarbeiterin weist die Einhaltung ihrer Pflichten auf Anfrage nach. Kontrollen vor Ort sind nach rechtzeitiger Anmeldung zu den üblichen Geschäftszeiten möglich, ohne den Betrieb unverhältnismäßig zu stören.

§ 7 Ende der Verarbeitung

Nach Ende des Vertrags löscht die Auftragsverarbeiterin die Daten des Verantwortlichen, sobald sie für die Einlösung noch gültiger Gutscheine nicht mehr gebraucht werden, spätestens drei Monate nach Ablauf des letzten Gutscheins. Vorher stellt sie dem Verantwortlichen auf Wunsch einen Export bereit. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

• Verarbeitung ausschließlich in Rechenzentren in der EU (Frankfurt am Main)
• Verschlüsselte Übertragung (TLS) für jeden Zugriff; verschlüsselte Speicherung der Datenbank
• Trennung der Mandanten auf Datenbankebene (Row-Level Security), automatisiert getestet
• Zugang nur mit persönlichem Konto, Rollen für Inhaber und Mitarbeiter, Ablauf inaktiver Sitzungen, Übersicht und Abmeldung aller Geräte
• Zugangsschlüssel zu angebundenen Kassen über einen Schlüsseldienst verschlüsselt (Google Cloud KMS)
• Protokollierung von Einlösungen, Änderungen und Zugriffen auf Käuferdaten
• Tägliche Sicherungen mit Wiederherstellung auf einen beliebigen Zeitpunkt, Löschschutz der Datenbank
• Begrenzung von Anmelde- und Einlöseversuchen; Überwachung und Alarmierung bei Fehlern

Kontakt

datadice GmbH, Mauer 2, 96450 Coburg
solutions@datadice.io